Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ quy định về kiểm soát thủ tục hành chính như sau:
"Kiểm soát thủ tục hành chính” là việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi của quy định về thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.
Từ định nghĩa trên, có thể thấy việc kiểm soát thủ tục hành chính gồm một số hoạt động như sau:
- Kiểm soát từ giai đoạn dự kiến xây dựng thủ tục hành chính thông qua việc đánh giá tác động của thủ tục hành chính và thẩm định thủ tục hành chính...
- Kiểm soát sau khi thủ tục hành chính được ban hành thông qua các hoạt động “công bố, niêm yết công khai thủ tục hành chính”…
- Kiểm soát thủ tục hành chính trong giai đoạn thực hiện như tiếp nhận và giải quyết hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Chẳng hạn: tiếp nhận hồ sơ đăng ký thường trú…
- Kiểm soát thủ tục hành chính thông qua hoạt động rà soát để kịp thời phát hiện những nội dung không phù hợp hoặc không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ.
2. Nguyên tắc kiểm soát thủ tục hành chính
Điều 4 Nghị định 63/2010/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 92/2017/NĐ-CP quy định về nguyên tắc kiểm soát thủ tục hành chính như sau:
1. Kiểm soát thủ tục hành chính phải bảo đảm thực hiện có hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, cải cách hành chính; bảo đảm điều phối, huy động sự tham gia tích cực, rộng rãi của tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân vào quá trình kiểm soát thủ tục hành chính.
2. Kịp thời phát hiện để loại bỏ hoặc chỉnh sửa thủ tục hành chính không phù hợp, phức tạp, phiền hà; bổ sung thủ tục hành chính cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế; bảo đảm quy định thủ tục hành chính đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.
3. Kiểm soát thủ tục hành chính được thực hiện ngay từ khi đề nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và được tiến hành thường xuyên, liên tục trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.
Kiểm soát thủ tục hành chính phải bảo đảm thực hiện có hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, cải cách hành chính. Đồng thời bảo đảm điều phối, huy động sự tham gia tích cực, rộng rãi của tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân vào quá trình kiểm soát thủ tục hành chính.
3. Cơ quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính
Theo Điều 5 Nghị định 63/2010/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 48/2013/NĐ-CP, Nghị định 92/2017/NĐ-CP quy định cơ quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính bao gồm:
- Văn phòng Chính phủ giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
- Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý.
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ có chức năng tham mưu, giúp Chánh Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương.
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có chức năng tham mưu, giúp Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
- Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kiểm soát thủ tục hành chính; chủ trì, phối hợp với Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện.
4. Kiểm tra việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
- Nội dung kiểm tra, gồm:
+ Công tác chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính;
+ Công tác kiểm soát quy định về thủ tục hành chính tại các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật;
+ Công tác kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính;
+ Công tác rà soát, đánh giá thủ tục hành chính;
+ Công tác tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính;
+ Nội dung khác theo yêu cầu của Văn phòng Chính phủ
5. Vai trò của kiểm soát thủ tục hành chính
Công tác kiểm soát thủ tục hành chính đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính. Công tác này gồm các hoạt động chủ yếu như: công bố, công khai thủ tục hành chính, kiểm soát quy trình giải quyết thủ tục hành chính, tiếp nhận phản ánh kiến nghị, rà soát đơn giản hóa thủ tục hành chính. Kiểm soát thủ tục hành chính để nâng cao chất lượng hệ thống các quy định hành chính không chỉ là nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính mà đòi hỏi sự vào cuộc của toàn bộ hệ thống hành chính, từ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có các quy định về thủ tục hành chính tới các bộ phận trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính; từ trách nhiệm của cán bộ, công chức đến trách nhiệm của tổ chức, cá nhân, các đối tượng tham gia vào thủ tục hành chính. Nếu làm tốt công tác kiểm soát thủ tục hành chính sẽ góp phần đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi và giảm chi phí cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính.
Thông qua việc kiểm soát thủ tục hành chính, mọi thủ tục hành chính sẽ được công khai hóa và thường xuyên sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế, tránh tình trạng tùy tiện, thiếu công khai, minh bạch trong việc ban hành và thực hiện thủ tục hành chính tại nhiều cơ quan hành chính như thời gian qua.
Để công tác kiểm soát thủ tục hành chính, cải cách thủ tục hành chính tiếp tục đạt được những kết quả cao trong thời gian tới, cần phát huy hơn nữa vai trò của người đứng đầu cơ quan, vì công tác kiểm soát thủ tục hành chính liên quan đến nhiều bộ phận trong cơ quan, cần có chỉ đạo của thủ trưởng để thống nhất thực hiện; tăng cường cơ chế giám sát việc giải quyết thủ tục hành chính thông qua đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong giải quyết thủ tục hành chính.